En février 2018, nous faisions le point sur la documentation à destination de l’inspection du travail dans notre tract « Documentation au Ministère du travail: encore un effort ! ». Nous y pointions notamment le peu de ressources disponibles sur l’intranet Sitere de l’époque – au regard de la production documentaire des services – et l’absence de regroupement de la documentation. En septembre 2019, un nouvel intranet Sitere était mis en place.
L’ambition de la nouvelle mouture est notamment d’être « un outil : [d]e travail pour les agents en leur fournissant des outils et documents utiles à leur travail quotidien [, d]e partage d’expériences et de pratiques professionnelles de pilotage, d’animation des services et de valorisation des actions menées » (charte éditoriale de l’intranet Sitere).
De fait, les agents, pour effectuer leur travail quotidien, attendent d’y trouver l’ensemble des productions de l’inspection du travail en général : circulaires, fiches, guides, aides au contrôle, etc.
Aujourd’hui, plus de deux ans après la mise en place, il nous semble nécessaire d’en faire le bilan.
L’objectif de rassembler les documents créés par la DGT semble bien rempli ; celui d’y voir figurer les documents des régions est bien plus disparate1 ; ceux des départements sont quasi inexistants. Les documents produits par les agents du ministère dans le cadre de l’INTEFP2 n’y sont toujours pas.
L’implication des agents eux-mêmes dans l’alimentation de l’intranet Sitere est au point mort. Combien d’agents savent qu’ils peuvent déposer les documents dont ils disposent et qui leur semble utile au collectif ? Mais le plus décevant au quotidien c’est la recherche, qu’il est difficile de trouver ce qu’on veut ! Soyons francs : le moteur de recherche est nul.
Il n’est ni intuitif, ni efficace. Par exemple, lorsqu’on utilise un moteur de recherche, on s’attend à ce que plus on rajoute de mots, plus les résultats sont précis. Dans l’intranet Sitere c’est tout l’inverse! Et les résultats de recherche ne sont même pas classés par pertinence, mais par date : c’est le document le plus récent qui apparaît en premier…
Rappelons également que la recherche ne se fait pas dans les documents eux-mêmes, mais uniquement dans leurs titres, résumés et mots-clés.
Enfin, comme si cela ne suffisait pas, on nous rajoute dans la base des documents qui n’ont rien à y faire et qui pourrissent les résultats de recherche. Ainsi, tous les numéros de l’Echo des Pôle T sont archivés dans la documentation, mais pour quoi faire ?
Beaucoup de déception, donc, surtout au regard de l’impérieuse nécessité pour faire notre travail d’avoir un accès aisé à une documentation riche et pertinente.
Peut-être que les moyens déployés ne sont pas à la hauteur des besoins des agents.
En réalité, le logiciel utilisé pour l’intranet est conçu pour créer des sites internet ; d’où l’impossibilité d’effectuer des recherches dans les documents eux-mêmes, seuls les mots des pages web sont pris en compte dans les requêtes.
Sans choisir un logiciel de documentation, le projet était mal né. Pourtant, à l’époque, il aurait été possible d’étendre le travail documentaire très conséquent fait dans les Pays de la Loire avec le logiciel Alexandrie, un vrai logiciel documentaire. Quel gâchis !
On pourrait essayer de bricoler des moyens de retrouver plus facilement certains types de documents comme les fiches DGT ou publier des aides à la recherche, il est néanmoins ardu de transformer un site web en logiciel documentaire.
De manière plus générale, quel budget en matière d’achat de logiciel et/ou développement informatique a été alloué ?
Combien d’agents sont affectés à l’équipe de l’intranet ?
Dans l’équipe, y a-t-il au moins une personne qui a eu une formation de documentaliste, initiale ou dispensée en arrivant sur le poste ?
Au regard du résultat, le compte n’y est pas et nous serions bien injustes de demander aux collègues concernés l’impossible.
La documentation et l’intranet Sitere doivent être pris au sérieux.
D’importantes ressources ont pourtant été déployées pour d’autres projets, par exemple SUIT, le futur remplaçant de Wikit. Les utilisateurs ont été associés à chaque étape du projet, des ergonomes ont participé au projet, des développements informatiques conséquents ont été produits, etc.
Il est temps que la documentation, outil de travail essentiel et quotidien des agents, bénéficie de moyens financiers, humains et matériels à la mesure de son utilité.