La documentation un outil de travail indispensable…
Au quotidien, en particulier à l’inspection du travail et au service renseignements, nous avons besoin d’une documentation. Il n’est pas possible d’utiliser uniquement le Code du travail ou les conventions collectives pour effectuer notre travail. Nous avons besoin de présentations des textes, d’analyses juridiques, de mises à jour jurisprudentielles, d’éclairages techniques, de guides, de modèles adaptés à notre pratique professionnelle, etc.
La documentation c’est notre instrument de travail au quotidien, sans elle nous sommes bien souvent démunis face aux cas concrets qui nous sont présentés.
Pourtant cet élément déterminant pour effectuer notre travail laisse sacrément à désirer au niveau du ministère.
… indigent au Ministère du travail
Il est anormal que pour une législation « supposée » se décliner sur tout le territoire français, nous n’ayons pas un outil de documentation commun digne de ce nom. Quand on va sur SITERE partie « rémunération », il y a une seule fiche (de la DGT) sur le SMIC! Sérieusement, c’est tout ce qu’on sait dans notre ministère sur le sujet ? Personne n’a rien créé comme document sur ce sujet ?
Pour l’essentiel, le problème ne vient pas de l’absence de documents utiles pour notre travail. Au contraire, nos services ne sont pas les derniers pour en créer, la nécessité nous y oblige de toute façon.
Mais pour avoir une vision globale et exhaustive de ce qui existe, ça devient très compliqué.
La documentation numérique est éclatée entre Sitere, Flash travail, l’abonnement aux « éditions législatives », les dossiers communs régionaux, départementaux, par UC, dans les dossiers persos des collègues. Les documents mis à disposition sur les dossiers communs sont souvent obsolètes, il est impossible d’y faire une recherche en plein texte.
L’essentiel des documents nous parvient par courriel, comme si une documentation c’était une pile de papiers mis les uns sur les autres par ordre chronologique…
Beaucoup de documents qui pourraient servir à tout le monde sont restreints à une diffusion départementale ou régionale. Et pour ce qui est des documents élaborés pour les formations INTEFP, leur diffusion et leur utilisation est plus interdite que si c’était une boite privée externe qui les avaient créés.
La cause de cette situation est à rechercher du côté de nos directions qui considèrent la documentation et les collègues documentalistes comme une sorte d’à-côté, une cinquième roue du carrosse. C’est pourtant au cœur de notre travail réel !
Pour que notre service public soit plus efficace, nous avons besoin d’effectifs bien supérieurs c’est certain. Mais nous avons aussi besoin d’outils qui fonctionnent, de ne pas perdre notre temps à chercher l’information.
Pour que notre documentation soit à jour et bien organisée
cela nécessite :
# de distinguer instruction et documentation. Quand on consulte Sitere, on sent que la DGT confond la documentation et ses instructions (ordres) via circulaires, guides, etc. Les deux ne sauraient être confondus. Si une documentation ministérielle doit comporter ces documents, ils doivent être complétés, sinon nous sommes condamnés au désert qu’est souvent Sitere.
# de permettre l’implication de tous les agents. Pour nourrir et faire vivre la documentation, il faut que les agents qui le souhaitent puissent l’alimenter et la mettre à jour. Si chaque document doit passer par le RUC, le RUD, le Pole T puis la DGT, jamais nous n’aurons une documentation digne de ce nom. Chacun doit pouvoir y mettre des documents (rien n’empêche ensuite les Poles T ou la DGT de reprendre ces documents à leur compte ou d’en faire des synthèses).
# une organisation du travail. L’étendue des domaines couverts par notre ministère est très large. Jamais les documentalistes du ministère, malgré toute leur bonne volonté, ne pourraient à eux seuls effectuer tout le travail nécessaire qui demande par ailleurs parfois une connaissance pointue d’un domaine. C’est en s’appuyant sur les compétences que nous avons dans nos services où nombre de collègues ont développés des connaissances, ont accumulé ou se sont créé de la documentation sur des thématiques particulières que nous pouvons être efficaces.
Qu’est-ce qui nous empêche de permettre à chacun de s’occuper de la mise à jour et de compléter une ou plusieurs thématiques, tout en s’appuyant sur les documentalistes pour coordonner cela, maintenir la qualité de l’indexation, vérifier que toutes les thématiques soient couvertes et maintenues à jour, etc. ? La réponse est simple : nous manquons de temps, faute d’effectifs suffisants.
# un outil informatique. On ne peut se contenter d’une documentation sur un répertoire partagé où les fichiers sont classés dans des dossiers et des sous-dossiers. Il existe des logiciels de documentation qui permettent de mettre des mots-clés sur les documents, de classer un même fichier dans plusieurs catégories, de faire des recherches dans le texte des fichiers, etc. De tels logiciels permettent aussi le travail « collaboratif » où chacun contribue.
Cela fait des années que le ministère n’a de cesse de promouvoir les bienfaits du travail collectif, « en système », à grands renforts de diagnostic / plan d’action.
Que la DGT montre l’exemple sur le sujet de la documentation…
Le tract en pdf : Documentation-DGT-ministere-travail